Política de privacidad

Quiénes somos

Niebla Informática S.L. (en adelante, “Niebla”), con CIF B31141823 y domicilio en Calle Agrupación Olaz Karrika, 9, 31620 Olaz, Navarra, desarrolla y mantiene sistemas de automatización de pedidos para empresas distribuidoras.

Contacto para cuestiones de privacidad: niebla@niebla.com

Nuestro papel: tratamos datos por cuenta de nuestros clientes

Niebla presta un servicio a empresas. Cuando una persona escribe por WhatsApp, envía un correo o llama por teléfono a una de esas empresas, los datos de ese mensaje se tratan por cuenta y según las instrucciones de dicha empresa, que es la responsable del tratamiento. Niebla actúa como encargada del tratamiento en el sentido del artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).

Esto significa, en la práctica, que si quieres ejercer tus derechos sobre esos datos, la vía natural es dirigirte a la empresa con la que contactaste. También puedes escribirnos a nosotros y lo trasladamos a quien corresponda.

Qué datos se tratan

Según el canal por el que llegue el mensaje:

• WhatsApp: número de teléfono, nombre que muestra el perfil de WhatsApp, contenido de los mensajes de texto, notas de voz y su transcripción, e imágenes o documentos enviados (típicamente fotos de listas de pedido escritas a mano).
• Correo electrónico: dirección del remitente, asunto, cuerpo del mensaje y adjuntos.
• Teléfono: número llamante, la grabación de la llamada y su transcripción.

Con esa información se genera un registro de pedido o de aviso, que se traslada al sistema de gestión de la empresa destinataria.

Para qué

Para recibir, interpretar y registrar pedidos, consultas y avisos dirigidos a la empresa destinataria, y trasladarlos a su sistema de gestión. No se usan para publicidad, no se venden a terceros y no se emplean para elaborar perfiles con efectos jurídicos.

Proveedores que intervienen

Para prestar el servicio recurrimos a proveedores tecnológicos que actúan como subencargados, con contrato de tratamiento de datos:

• Meta Platforms — canal de WhatsApp (WhatsApp Business Platform).
• Proveedores de servicios de inteligencia artificial — transcripción de audio y comprensión de texto (Groq, OpenAI).
• Twilio — canal de voz.
• Microsoft — canal de correo electrónico.
• Telegram — avisos técnicos internos de incidencias.
• Proveedor de infraestructura donde se ejecuta el sistema.

Algunos de estos proveedores están establecidos fuera del Espacio Económico Europeo. En esos casos las transferencias se amparan en las garantías previstas en el capítulo V del RGPD, como las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.

Cuánto tiempo se conservan

• Audios, imágenes y documentos recibidos: se borran automáticamente a los 90 días. Excepción: si un mensaje no pudo procesarse y queda pendiente de revisión manual, su contenido se conserva hasta que se resuelve la incidencia, por ser el único ejemplar existente de esa comunicación.
• Grabaciones de llamadas: se borran a los 90 días. El audio se aloja en Twilio, sujeto además a su propia política.
• Registros de pedido: los conserva la empresa responsable en su sistema de gestión, conforme a sus propios plazos y a sus obligaciones legales, incluidas las fiscales y contables.

Tus derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad. Dirígete a la empresa con la que contactaste o escríbenos a niebla@niebla.com y lo trasladaremos. También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

Cómo solicitar la eliminación de tus datos

Escribe a niebla@niebla.com indicando el número de teléfono o la dirección de correo desde la que contactaste y que solicitas la eliminación de tus datos.

Al recibir la solicitud la trasladamos a la empresa responsable y, siguiendo sus instrucciones, eliminamos los datos personales asociados: contenido de los mensajes, transcripciones, audios, imágenes, teléfono y correo electrónico. Puede conservarse el registro contable del pedido sin datos personales cuando exista obligación legal de hacerlo.

Plazo de respuesta: un mes desde la recepción de la solicitud.

Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger la información: cifrado en tránsito, control de acceso, registro de actividad y borrado automático según los plazos indicados.

Menores

El servicio va dirigido a comunicaciones entre empresas. No está destinado a menores de edad ni se recaban datos de menores de forma consciente.

Cambios

Si esta política cambia, publicaremos la versión actualizada en esta misma dirección con su fecha.

Condiciones de uso del servicio: Condiciones del servicio.