Factura electrónica obligatoria: lo que tu empresa necesita saber

Un nuevo marco legal para facturar en España

La forma en la que las empresas españolas emiten facturas está cambiando. Tres bloques normativos conviven y conviene no confundirlos: la Ley 18/2022 "Crea y Crece", que extiende la factura electrónica obligatoria a todas las operaciones entre empresas y autónomos (B2B); el Reglamento Verifactu (Real Decreto 1007/2023), que regula los sistemas informáticos de facturación en territorio común; y, en los territorios forales, los sistemas propios de cada Hacienda: TicketBAI en el País Vasco y, en preparación, NaTicket en Navarra.

Son normas distintas, con calendarios distintos, y el riesgo de mezclarlas es alto. En este artículo lo aclaramos para pymes y autónomos navarros, y te dejamos un plan de acción concreto.

Nota: las fechas exactas se han ido moviendo. Verifactu se aplazó a 2027 mediante el Real Decreto-ley 15/2025. En el momento de actualización de este artículo (mayo de 2026), lo más prudente es seguir comprobando el calendario vigente en boe.es, la AEAT y la Hacienda Foral de Navarra.

Factura electrónica B2B vs Verifactu vs sistemas forales: no son lo mismo

Mucha gente las confunde y son cosas diferentes:

• Factura electrónica B2B (Crea y Crece): obliga a que la factura se emita y se reciba en formato electrónico estructurado entre empresas. El receptor tiene que poder leerla automáticamente, no basta con un PDF por email. Persigue reducir la morosidad y agilizar pagos.
• Verifactu (RD 1007/2023): regula los programas de facturación en territorio común. Exige que el software garantice integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. El sistema puede operar en modo "Verifactu" (envío automático a la AEAT) o "no Verifactu" con huella/encadenamiento y firma. Su obligatoriedad se aplazó a 2027.
• TicketBAI (País Vasco): ya en vigor en Álava, Bizkaia y Gipuzkoa. Obliga a remitir el fichero de cada factura a la Hacienda foral correspondiente. No aplica a Navarra.
• NaTicket (Navarra): en desarrollo dentro del Plan de Lucha contra el Fraude Fiscal 2025-2027 de Hacienda Foral. Misma filosofía que Verifactu y TicketBAI, con envío inmediato a Hacienda Foral. A día de hoy no tiene fecha oficial de obligatoriedad.

Para una pyme navarra, en la práctica, esto significa: estar preparada para emitir factura electrónica estructurada cuando le toque (Crea y Crece); seguir de cerca la salida de NaTicket para la actividad foral; y, si factura también fuera de Navarra, cumplir Verifactu en esa parte.

Calendario y umbrales actuales

Crea y Crece (factura electrónica B2B) está vinculada a la facturación anual:

• Empresas y autónomos con facturación superior a 8 millones de euros: entran primero, en un plazo más corto desde la publicación del reglamento de desarrollo.
• Resto de empresas y autónomos: entran después, con un plazo más amplio (típicamente el doble).

Verifactu (calendario actualizado tras el Real Decreto-ley 15/2025, BOE 3 de diciembre de 2025):

• 1 de enero de 2027: empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2027: el resto de empresarios y profesionales que utilicen sistemas informáticos de facturación (autónomos, etc.).
• Hasta esas fechas: periodo voluntario / fase de pruebas.

NaTicket (Navarra): sin fecha oficial publicada a mayo de 2026. La previsión apunta a implantación progresiva en 2026-2027, pero hay que esperar al Decreto Foral correspondiente para conocer obligados, requisitos técnicos definitivos y plazos.

Como las fechas concretas se han ido moviendo, antes de planificar inversiones revisa el calendario oficial vigente en BOE, AEAT y, si estás en Navarra, en Hacienda Foral.

Excepciones

No todo el mundo entra. Quedan fuera de la obligación de factura electrónica B2B, entre otros:

• Operaciones con consumidores finales (B2C).
• Facturas simplificadas (tickets) en los supuestos previstos.
• Operaciones con no residentes sin establecimiento permanente en España.
• Operaciones exentas o no sujetas según la normativa específica.

Y en territorios forales, recuerda que el sistema foral prevalece para las operaciones sujetas a su normativa: TicketBAI en País Vasco y, cuando entre en vigor, NaTicket en Navarra.

Qué necesita tu sistema actual para cumplir

Si todavía emites facturas con Word, Excel o un programa antiguo sin actualizaciones, vas a tener que mover ficha. Estos son los requisitos que tu solución de facturación tiene que poder cubrir:

1. Generación de factura en formato estructurado (Facturae, UBL o equivalente).
2. Firma electrónica mediante certificado digital reconocido.
3. Envío y recepción vía plataforma pública o privada autorizada.
4. Registro inalterable, con huella digital y encadenamiento de registros (Verifactu).
5. Conservación durante al menos los plazos exigidos por normativa fiscal.
6. Preparación para el sistema foral aplicable: NaTicket si tu actividad es en Navarra; cumplimiento Verifactu si operas en territorio común.
7. Trazabilidad de estados: emitida, aceptada, rechazada, pagada.

Formatos válidos: Facturae, UBL y compañía

La norma española admite varios formatos estructurados:

• Facturae (XML): el formato propio español, ya usado en facturación a las administraciones públicas a través de FACe.
• UBL 2.1: estándar internacional impulsado por OASIS.
• CII de UN/CEFACT y EDIFACT en determinados sectores.

El reglamento contempla la interoperabilidad entre formatos para que un emisor en Facturae pueda enviar a un receptor que trabaja en UBL sin problemas, siempre a través de plataformas que cumplan los requisitos.

Plataformas públicas vs privadas

Tendrás dos vías:

• Solución pública gestionada por la AEAT, pensada para que cualquier empresa pueda usarla aunque no tenga software propio.
• Plataformas privadas de intercambio: ERPs, soluciones SaaS y operadores autorizados que se interconectan entre sí y con la solución pública.

Para una pyme con cierto volumen, lo razonable suele ser una plataforma privada integrada con el ERP: menos clics, conciliación automática y todo dentro del mismo sistema.

Sanciones por no cumplir

No cumplir con la normativa de facturación tiene consecuencias económicas concretas. La Ley General Tributaria y la Ley Antifraude prevén sanciones por incumplimientos formales en facturación, llevanza de libros y uso de software no conforme, que pueden alcanzar hasta 50.000 € por ejercicio en el caso de software de facturación que no cumpla los requisitos (por ejemplo, programas de "doble uso"). A esto se suman recargos e intereses si el incumplimiento afecta a las declaraciones tributarias.

Cómo prepararse: checklist práctico

Te dejamos una lista corta para no perderte:

1. Revisa cómo facturas hoy: Word, Excel, programa antiguo, ERP.
2. Comprueba si tu software actual está en la hoja de ruta de Verifactu y factura electrónica B2B, y si tu proveedor tiene plan para NaTicket cuando Hacienda Foral publique los requisitos.
3. Solicita por escrito al proveedor su declaración responsable de cumplimiento.
4. Inventaría tu base de clientes y proveedores: ¿quién va antes, quién va después?
5. Asegúrate de tener certificado digital vigente.
6. Define dónde vas a conservar las facturas (mínimo 4-6 años según el caso).
7. Forma al equipo administrativo: el cambio es operativo, no solo técnico.
8. Planifica la migración con margen, no en el último mes.

Costes estimados

Para una pyme tipo, los conceptos a tener en cuenta son:

• Software/ERP en la nube: licencia mensual por usuario según funcionalidades.
• Implantación y formación inicial: depende del volumen y el sistema de partida.
• Certificado digital: coste anual reducido emitido por una autoridad certificadora autorizada.
• Adaptación a Verifactu y al sistema foral aplicable (NaTicket si estás en Navarra): si tu proveedor lo incluye en el mantenimiento, sin coste adicional; si no, considera cambiar.

Frente a la sanción potencial de hasta 50.000 € prevista por la normativa, invertir en cumplimiento ofrece un retorno claro.

Caso práctico: distribuidora con 200 facturas/mes en Excel

Imagina una distribuidora navarra con cinco comerciales y 200 facturas al mes generadas hoy en una plantilla Excel y enviadas por correo en PDF. ¿Qué hacemos?

1. Diagnóstico (semana 1): revisamos plantilla, numeración, IVA, exenciones y proceso actual con la asesoría.
2. Elección de herramienta (semana 2): implantamos un ERP como NIEGES ERP, que se está preparando para Verifactu, factura electrónica B2B y para NaTicket en cuanto Hacienda Foral publique la norma técnica.
3. Migración de datos (semanas 3-4): clientes, artículos, tarifas, formas de pago e histórico mínimo.
4. Conexión contable: enlazamos con Contanie para que cada factura emitida llegue al diario sin teclear.
5. Pruebas con clientes piloto (semana 5): validamos formato, recepción y conciliación de pagos.
6. Despliegue completo (semana 6): el equipo factura desde el ERP, deja Excel y empieza a recibir también facturas estructuradas de proveedores.

Resultado: tres horas menos al día picando datos, cero errores de numeración y cumplimiento normativo asegurado.

Mini-FAQ

¿Un PDF firmado es factura electrónica? No. Un PDF firmado tiene validez como factura, pero no cumple la obligación de factura electrónica estructurada B2B prevista en Crea y Crece.

¿En Navarra usamos TicketBAI? No. TicketBAI es del País Vasco (Álava, Bizkaia y Gipuzkoa). En Navarra, Hacienda Foral está desarrollando su propio sistema, NaTicket, dentro del Plan de Lucha contra el Fraude Fiscal 2025-2027. Todavía no tiene fecha oficial de entrada en vigor.

Si estoy en Navarra, ¿me afecta Verifactu? Para la actividad bajo Hacienda Foral, no directamente: lo que se está preparando es NaTicket. Si tributas también en territorio común o tienes establecimientos fuera de Navarra, esa parte sí entra en Verifactu (1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto).

¿Puedo seguir emitiendo factura simplificada (ticket)? Sí, en los supuestos en que la normativa la admite (importes pequeños, ventas a consumidor final, etc.). La obligación principal es para B2B.

¿Y si mi cliente o proveedor no quiere usar factura electrónica? Cuando estéis dentro del ámbito obligatorio, no es opcional para ninguna de las partes. La plataforma pública existe precisamente para que nadie quede fuera por falta de medios.

¿Qué pasa si mi software no se actualiza a tiempo? La obligación es del titular del negocio. Cambia de proveedor con tiempo y exige por escrito el plan de cumplimiento.

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