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Verifactu es el sistema oficial de la Agencia Tributaria que obliga a empresas y autónomos a usar software de facturación que registre cada factura de forma íntegra, trazable e inalterable. La obligación deriva del Reglamento que desarrolla la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y afecta a la inmensa mayoría de empresas españolas. En Navarra coexiste con TicketBAI, el sistema foral, así que las empresas con actividad fuera del territorio foral deben tener en cuenta ambos. Lo importante: tu software de facturación tiene que estar adaptado, no vale cualquier programa antiguo.
Qué es Verifactu y por qué se ha creado
Verifactu es la marca con la que la Agencia Tributaria ha llamado al sistema de remisión voluntaria de los registros de facturación previsto en el Reglamento que desarrolla la Ley 11/2021 de medidas antifraude. La idea es sencilla: que cada factura emitida por una empresa quede grabada en un sistema homologado que garantice integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. El objetivo declarado es luchar contra la doble contabilidad, la facturación oculta y los programas que permiten "borrar" ventas.
Para que esto funcione, no basta con cualquier software. La normativa exige que el programa de facturación cumpla unos requisitos técnicos concretos:
- Encadenamiento de registros: cada factura deja huella en la siguiente, como si fueran eslabones. Modificar una rompe el encadenamiento y queda evidencia.
- Hash y firma electrónica: cada registro lleva un identificador único calculado a partir del anterior.
- Conservación íntegra: los registros deben conservarse durante el plazo legal sin modificación posible.
- Trazabilidad de modificaciones: si se anula o rectifica una factura, queda constancia de cuándo, cómo y por qué.
- Posibilidad de remisión a la Agencia Tributaria, ya sea de forma automática (modo Verifactu) o conservando los registros para presentarlos cuando se requieran.
A quién obliga y desde cuándo
La normativa afecta a empresas, autónomos y entidades que emitan facturas en territorio común. Hay distinción según el tipo de obligado y la entrada en vigor se ha articulado en fases para permitir la adaptación:
- Sociedades del Impuesto sobre Sociedades: la obligación de usar software adaptado entra de forma escalonada según los calendarios publicados por la AEAT y los Reales Decretos que desarrollan la norma.
- Autónomos y otros obligados: también están dentro del ámbito, con plazos posteriores en muchos casos.
- Excluidos: empresas en territorio foral con TicketBAI plenamente operativo, ciertos regímenes especiales y operaciones específicas que la propia norma detalla.
Importante: las fechas exactas dependen de cada Real Decreto y de las modificaciones que se vayan publicando. Si tu empresa factura con normalidad y no está bajo un régimen muy especial, lo prudente es considerar 2026 como el año en el que tu software debe estar adaptado, sin esperar a la última semana.
Verifactu vs. TicketBAI: el caso de Navarra
Si tu empresa factura en territorio foral de Navarra, tu obligación principal es TicketBAI, no Verifactu. TicketBAI ya exige enviar electrónicamente cada factura a la Hacienda Foral con un sistema parecido en filosofía (encadenamiento, firma, trazabilidad).
Sin embargo, hay tres situaciones en las que una empresa navarra debe mirar también a Verifactu:
- Tributa en territorio común (no en la Hacienda Foral): aplica Verifactu como cualquier otra empresa española.
- Tiene establecimientos o operaciones fuera de Navarra: la parte de la actividad en territorio común queda dentro del ámbito de Verifactu.
- Trabaja con clientes o proveedores en territorio común: aunque la obligación principal sea TicketBAI, conviene tener un software que pueda generar registros conformes a ambos sistemas para evitar fricción.
La buena noticia: los dos sistemas comparten filosofía. Un software bien diseñado puede cumplir con TicketBAI y Verifactu sin que el usuario final tenga que hacer nada distinto.
Qué tiene que hacer tu software de facturación
Para que tu programa de facturación o tu ERP estén preparados para Verifactu, debe cumplir varios requisitos:
- Generar el registro de facturación con todos los campos obligatorios (NIF emisor, receptor, importe, tipo impositivo, descripción, etc.).
- Calcular y almacenar el hash que encadena cada factura con la anterior.
- Firmar electrónicamente los registros con un certificado válido.
- Permitir el envío de los registros a la Agencia Tributaria si la empresa elige el modo Verifactu (envío automático en tiempo casi real).
- Conservar registros y trazas de modificación durante el plazo legal.
- Bloquear acciones que rompan la integridad, como borrar facturas sin dejar rastro.
Si tu software actual es antiguo, está hecho a medida sin actualizaciones recientes o se basa en hojas de Excel exportadas a PDF, no va a cumplir. Y la responsabilidad de cumplir es de la empresa, no del fabricante del software.
Riesgos de no estar preparado
Las consecuencias de no tener un software adaptado pueden ser serias:
- Sanciones económicas por uso de software no homologado, con cuantías relevantes especialmente si se detectan irregularidades.
- Sanciones reforzadas si se identifica voluntad de ocultar facturación o se usan programas con funciones de "doble uso".
- Imposibilidad de deducir gastos documentados con facturas que no cumplan los requisitos formales.
- Tiempo perdido en cambios apresurados a última hora, normalmente con pico de demanda en el sector y costes más altos.
Cómo prepararte sin sustos
La adaptación a Verifactu no es traumática si se aborda con tiempo. Estos son los pasos que recomendamos:
1. Audita tu software actual
Pregunta a tu proveedor por escrito si su producto está homologado o en proceso de homologación para Verifactu y para TicketBAI. Si la respuesta es ambigua o se aplaza indefinidamente, asume que vas a tener que cambiar.
2. Inventaría procesos de facturación
¿Cuántos puntos de emisión tienes? ¿Facturas desde el ERP, desde el TPV, desde Excel, desde una web? Cada flujo necesita estar cubierto. Las empresas con varios sistemas distintos suelen ser las que más sufren en la transición.
3. Revisa tu integración contable
Si tu programa de facturación y tu programa de contabilidad son distintos, asegúrate de que el flujo de datos siga funcionando con el nuevo software. Idealmente, ERP + contabilidad integrados evitan duplicidades.
4. Forma a tu equipo
El cambio normativo es buena ocasión para ordenar prácticas internas: numeración correlativa, gestión de rectificativas, archivo digital. Un par de horas de formación al equipo administrativo evita errores que luego generan sanciones.
5. Empieza con margen
Lo peor es llegar a la fecha límite con todos los proveedores saturados. Si tu empresa empieza el cambio con tres o cuatro meses de antelación, el coste es razonable y la transición es ordenada.
Cómo te ayuda Niebla Informática
En Niebla llevamos más de cuatro décadas trabajando con empresas en Navarra y desarrollamos nuestras propias soluciones de facturación y contabilidad pensadas para la realidad fiscal española y foral:
- NIEGES ERP integra la facturación de toda la empresa (ventas, compras, almacén, producción) y se prepara para los registros conformes a TicketBAI y Verifactu.
- CONTANIE se conecta con NIEGES y con otros sistemas para llevar la contabilidad sin duplicar trabajo, contemplando las particularidades de la normativa foral navarra.
- Si tu empresa tiene actividad dentro y fuera del territorio foral, te ayudamos a que un solo sistema cubra ambos escenarios sin doble registro.
Y si todavía no tienes claro qué necesitas, podemos hacer un diagnóstico previo gratuito del estado de tu facturación: cuántos puntos de emisión, qué riesgos de incumplimiento existen y qué pasos hay que dar para llegar al plazo con todo en orden.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu
¿Verifactu es lo mismo que la factura electrónica obligatoria B2B? No. Son dos cosas distintas pero relacionadas. Verifactu regula cómo se genera y registra cada factura (sistema antifraude). La factura electrónica B2B regula el formato y el envío entre empresas. Las dos normativas conviven y tu software tiene que estar preparado para ambas.
Si ya uso TicketBAI, ¿necesito Verifactu? Si toda tu actividad es en territorio foral de Navarra y cumples TicketBAI, no estás obligado a Verifactu. Pero si tienes actividad en territorio común o quieres tener un único software para todo, lo prudente es elegir un sistema preparado para los dos.
¿Puedo seguir facturando desde Excel? No es viable a medio plazo. Excel no cumple los requisitos de encadenamiento, firma e inalterabilidad. Es prácticamente seguro que tendrás que migrar a un software homologado.
¿Cuánto cuesta adaptar mi empresa? Depende de tu punto de partida. Si tu ERP actual está mantenido por un proveedor activo, suele ser una actualización. Si tu software es antiguo o no tiene mantenimiento, hay que valorar la migración a una solución actual. Nosotros damos presupuesto cerrado tras el diagnóstico inicial, sin sorpresas.
¿Y si tengo dudas sobre si mi caso concreto está obligado? Nosotros podemos orientarte desde el lado tecnológico, pero siempre recomendamos contrastar el caso fiscal concreto con tu asesoría o gestoría. La normativa tiene matices y conviene tomar la decisión bien informada.
¿Quieres saber si tu software actual está preparado para Verifactu y TicketBAI? Solicita una auditoría gratuita de facturación con nuestro equipo y salimos con un plan claro y un presupuesto cerrado.
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